Réunion annuelle de X-Internet le 25 novembre 2015

Présents

• Jean-Michel Yolin (1965), président de X-Internet
• Nicolas Iooss (2010), président de Polytechnique.org

• Jean-Pierre Bessis (1980)
• Damien Bobillot (2002), membre de Polytechnique.org
• Marie-Louise Casademont (1974)
• Jean-Loup Charrier (1969)
• Jean Coiffard (1965), trésorier de X-Environnement
• Dominique Descroix (1958)
• Diane Dessalles-Martin (1976), présidente de Polytechnique au Féminin
• Bernard Duverneuil (1983), président des Y
• Pierre-Alain Dupont (2010), responsable infrastructure de Polytechnique.org
• Olivier Guillaumin (1980), membre de Polytechnique.org
• Olivier Herz (1979), président de X-Israël
• Alexandre Hô (1998), membre de Polytechnique.org
• Jean-Christophe Lasvergnas (1986), président de X-Informatique
• Victor Hugo Macedo Da Silva (2010)
• Jérôme Marcillet (1961)
• Frédéric Martinet (1958), président d'Arplastix
• Phuc Nguyen Xuan (1958)
• Didier Perrot (1990)
• Patrick Postal (1969)
• Dominique De Robillard (1974), président de X-Mer
• Quoc-Anh Tran (1962), responsable informatique de l'AX
• Bruno Van Parys (1971), délégué général de l'AX
• Galina Vinogradova
• Nicolas Zarpas (1958), responsable du Bureau des Carrières

Participation à distance

Cette année la réunion de X-Internet a utilisé un système de vidéo-conférence permettant à des personnes ne pouvant pas venir à l'AX de participer à distance. Ce système a été mis en place par Bernard Duverneuil, utilise une Chrome-box pour la capture son et vidéo de la salle, et Google Hangout comme système de communication.

Ce fut la première fois qu'un tel système était utilisé pour une réunion X-Internet, et il a très bien fonctionné. Voici un extrait des commentaires de Didier Perrot après la réunion.

Présentations

Nicolas Iooss commence par présenter les évolutions des outils de Polytechnique.org depuis la dernière réunion :

• Le lancement de la lettre de la communauté en janvier 2014
• Ajout de la possibilité d'archiver des groupes sur polytechnique.net (fonctionnalité demandée par la commission communication interne de l'AX, "la comint")
• Le démarrage d'un projet de rénovation de l'interface de recherche avancée, et de la rénovation de l'interface de modification des données de profil en lien avec l'AX

Nicolas finit sa présentation en exposant sa vision des priorités d'action de Polytechnique.org vis-à-vis des groupes X pour l'année qui vient, dans un but d'initier un débat. Cette liste contient 4 points :

• Poursuivre la maintenance des sites, en restant à l'écoute des utilisateurs (dont les groupes X)
• Poursuivre les projets de développement qui ont été commencés, en interagissant avec les divers acteurs de la communauté
• Poursuivre les discussions avec l'AX pour réaliser les projets ensemble, en évitant les double-développements
• Améliorer la coordination en matière de communication à la communauté (en particulier l'envoi de lettres à intervalles rapprochés)

Bruno Van Parys présente ensuite le travail réalisé depuis un an par la comint, qui concerne en particulier le site web de l'AX. Il présente également les projets de refonte des outils de gestion de l'AX.

Après cela Dominique De Robillard présente la manière dont le groupe X-Mer utilise les outils de Polytechnique.org, ce qui entame les discussions. Sa présentation est disponible en ligne ici.

Discussions

Dans les discussions qui suivent, il ressort divers demandes.

• Dans la page de proposition des annonces pour un groupe, il n'est que possible de les définir un mois à l'avance et il faudrait étendre cette durée.
• Nicolas est d'accord avec cela. Il est prévu de modifier la page en question dans une prochaine version du site.
• Dans la liste des inscrits à un événement, il faudrait pouvoir exporter la liste des participants avec leurs fonctions déclarées sur Polytechnique.org.
• Plus généralement, suite au renforcement de sécurité après les événements récents à Paris, les organisateurs d'événements pourraient avoir besoin prochainement des dates de naissances des participants. Polytechnique.org a cette information mais ne peut pas la communiquer à l'heure actuelle car rien n'est en place pour recueillir l'autorisation de transmission de données à caractère personnel des participants.
• Il peut être envisagé de mettre en place un moyen permettant aux participants d'un événement de transmettre des informations personnelles (date de naissance, fonctions), préremplies à partir de la base de donnée, ainsi que de donner aux animateurs non-X d'un groupe accès aux fiches des membres X du groupe (sous réserve d'accord de l'X en question).
• Polytechnique.net est très limité pour les événements ayant de nombreux participants extérieurs non inscrits aux groupes, car même si les non-X inscrits au groupe peuvent s'inscrire à un événement, un non-X qui n'est pas membre du groupe ne peut pas s'inscrire directement (cas d'inscription ponctuelle). Suite à ce constat, différentes positions sont possibles :
• Il peut être envisagé d'étendre le cadre des événements de polytechnique.net pour prendre en compte des participations ponctuelles de personnes extérieures au groupe.
• Une autre solution consiste à garder polytechnique.net comme plateforme principalement pour les événements avec des X, et à conseiller d'autres plateformes (dont certaines sont payantes), plus adaptées pour des événements plus larges.
• Quoiqu'il en soit, il est fondamental de rester avec des outils simples à utiliser.
• Le groupe Polytechnique au Féminin utilise Intermines pour la gestion des événements, qui fonctionne très bien pour son usage.
• En ce qui concerne les blogs, X-Mer a un problème pour l'hébergement de vidéo, qui n'est pas possible directement (actuellement il est nécessaire de passer par Youtube).
• Cela est lié à des contraintes de capacité de stockage et surtout de débit (Polytechnique.org n'a pas un Content Delivery Network adapté contrairement à la plupart des hébergeurs de vidéos).
• Il n'est donc pas envisagé de proposer l'hébergement direct de vidéo à court terme.
• Diane Dessalles-Martin indique que sur polytechnique.net la fonctionnalité "envoyer un mail" est buggée, et qu'elle n'a pas compris la réponse qu'elle a reçu de la part du support de Polytechnique.org
• En effet, la fonction "envoyer un mail" envoie à partir du site un mail à tous les membres inscrits au groupe, d'une manière qui n'est pas compatible avec les larges groupes (la page "charge longtemps", le temps d'envoyer tous les mails).
• Il y a un an, suite à ce constat, la fonctionnalité de "Cher prénom" (qui permet de légèrement adapter chaque mail) a été ajoutée à la newsletter du groupe, qui peut donc remplacer "envoyer un mail" pour les communications sous forme de newsletter. Pour un mail classique, envoyer un mail par exemple à la liste de diffusion membres@xettes.polytechnique.org semble suffisant.
• Le site a donc un problème de clarté au sujet de la fonctionnalité "envoyer un mail", qui devrait être résolu une fois que la page sera retravaillée.
• Lors des discussions, il est également ressorti l'utilité d'un endroit en ligne où les animateurs de groupes pouvaient échanger entre eux des conseils et trucs & astuces concernant leur usage des divers outils utilisables sur internet. Pour cela, il est possible de créer un groupe d'animateurs de groupes et de mettre en place un forum.
• Polytechnique.org a étudié la mise en place de SMF (un système de forum opensource) il y a un peu plus d'un an (par exemple https://forum-test.polytechnique.org/). Depuis ça n'a pas du tout évolué, mais il y a un intérêt au sein des groupes.
• De plus, il y a un intérêt pour avoir un forum de discussion privé.

Après les discussions, un dîner est organisé au restaurant Les Pipos, en face de l'AX, où la plupart des participants de la réunion se rendent.

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