Réunion X-Internet du 2 décembre 2013
Présents dans l'ordre du tour de table
- Thomas Minvielle (07), responsable relations extérieures de Polytechnique.org, ex-président
- Nicolas Iooss (10), président de Polytechnique.org
- Olivier Kuhn (94), secrétaire de X-Nord-Pas-de-Calais
- Guillaume Figer (94), membre de X-finance
- Yves Pelier (58), X-solidarités
- Bernard Duverneuil (83), représentant des kessiers
- Laurent Dalimier (65), membre X-Mer, animateur du groupe promo 65
- Olivier Herz (79), président d'X-Israël
- Jean-Paul Marinier (75), membre de X-Biotech
- Jérôme Marcillet (61)
- Alexandre Hô (98), membre de Polytechnique.org
- Stéphane Jacob (04), membre de Polytechnique.org
- Raphaël Barrois (06), responsable infrastructure de Polytechnique.org
- Estelle Andrin (93)
- Jean-Michel Yolin (65), président d'X-Internet, animateur du groupe promo 65
- Arnaud Borde (06), secrétaire de Polytechnique.org
- Pierre-Étienne Marx (08), responsable de la lettre mensuelle de Polytechnique.org
- Marie-Louise Casademont (74), présidente du magnan décennal 10N+4, animatrice de la promo 74
- Damien Bobillot (02), membre de Polytechnique.org
- Serge Soudoplatoff (73), membre de X-Entrepreneur
- Denis Vilain (72), membre de X-Solidarités et administrateur de l'AX
- Olivier Mellina-Gottardo (96), administrateur du Club Théâtre des Grandes Écoles, président du groupe X-Théâtre sur polytechnique.net
- Jean-Pierre Henry (64), webmestre de la Jaune et la Rouge
- Henri Cesbron Lavau (68), kessier, président d'X-Mines-Consult
- Jean-Christophe Lasvergnas (86), travaille chez CapGemini
- Anne Boutry, Mines de Paris (71), webmestre
- Bruno Van Parys (71), délégué général de l'AX
- Nathalie Litwin, chargée de communication externe à l’École de l'AX
- Jean-Loup Charrier (69), directeur de la mobilité de l'Union des Ingénieurs des Ponts, des Eaux et des forêts
- Serge Delwasse (86), anime les anciens de la Khomiss, vice-président d'X-Israël
Ordre du jour
- Présentation de la nouvelle équipe de Polytechnique.org
- Réalisations depuis l'an dernier
- Passage en revue des débats sur la liste éponyme
Présentation de la nouvelle équipe de Polytechnique.org
En novembre a eu lieu l'AG de Polytechnique.org. Le nouveau bureau :
- Nicolas Iooss (10) président
- Arnaud Borde (06) secrétaire
- Anne Limoges (07) trésorière
- Thomas Minvielle (07), relations extérieures
- Raphaël Barrois (06), responsable infrastructure
- Victor Berger (11), responsable développement
Réalisations depuis l'an dernier
- Mise en place d'un certificat SSL pour les groupes. HTTPS possible sur des sites mongroupe.polytechnique.org.
- Meilleurs traitement des retours de la newsletter. Coordination avec les gestionnaires des corps et les kessiers.
- Fusion des annuaires X.org/AX :
- on est prêts techniquement pour la fusion des listes de noms (par promotion et ordre alphabétique), mais pas pour les entreprises (pas de numéro INSEE pour les entreprises à l'étranger, donc problème d'identification. Proposition d'un camarade : acheter les codes Dun & Bradstreet qui vend ses nomenclatures http://www.dnb.com/
- Bruno Van Parys a annoncé clairement ne pas connaître les modalités de la gestion des annuaires post-fusion, et que cela signifie que la fusion n'est pas prête d'aboutir. Stéphane Jacob rappelle qu'un accord entre l'AX et Polytechnique.org a été signé il y a 2 ans et il faut retrouver ce papier, car ce point a déjà été résolu.
- Remarque d'un camarade : cette fusion prend trop de temps. Impatience de l'ensemble de la communauté X. D'autres associations d'anciens (arts et métiers par exemple) ont réussi la fusion de leurs annuaires.
- L'AX pour faire des broadcast, envoie d'une part à ceux qui sont dans l'annuaire AX et à ceux qui sont dans l'annuaire X.org.
- Depuis plusieurs années, les mise à jour sur Polytechnique.org ne sont plus envoyées vers l'AX. Cependant la priorité aujourd'hui est de faire aboutir la fusion et donc de ne pas disperser les énergies.
- La prochaine commission mixte est planifiée le 19 décembre.
- Lien avec l'école pour l'hébergement des serveurs (changement de salle machine)
- Merci à l'équipe Polytechnique.org pour son aide et support aux camarades et aux groupes.
Nouvelle lettre de Polytechnique.org
Suite à des demandes récurrentes, Polytechnique.org envisage de mettre en place une seconde lettre dont le contenu sera plus libre que la lettre mensuelle actuelle. En particulier il sera possible de présenter des réalisations d'X en y mettant directement des liens.
Cette lettre est séparée de la mensuelle afin que le désabonnement ne soit pas lourd de conséquences vis-à-vis du maintien à jour de l'annuaire.
Cette nouvelle lettre serait envoyée mensuellement à une autre date (milieu de mois).
Polytechnique.org demande l'avis d'X-Internet à ce sujet
Les retours :
- Au lieu de ça, mettre les événements sur un vrai calendrier. Il se trouve que Jaune et la Rouge fait cela et Polytechnique.org ne souhaite pas être redondant.
- Pourquoi pas quelque chose à la LinkedIn, récapitulatif hebdomadaire ? Sur LinkedIn les push fonctionnent (moins de 5% sans push, à beaucoup après, selon plusieurs participants). Serge Delwasse : "Sur les 5500 X du groupe LinkedIn, il n'y a que 150 clics sur un article intéressant, sans le push".
- Peur que les articles qui demandent à être répétés le soient entre les deux lettres.
- En termes de gestion, la modération sera moins stricte.
- Faire de l'opt-out à partir de la lettre mensuelle X.org, c'est mieux.
- Pourquoi ne pas filtrer en générant quelque chose par groupe ? Exemple des anciens d'HEC : "je coche mes centres d'intérêts sur une page revue fréquemment à chaque changement de coordonnées. À chaque case une newsletter supplémentaire."
Conclusion opérationnelle : on fait un essai et on en reparle au vu de l'expérience
Passage en revue des débats sur la liste éponyme
Polytechnique.net
Support au groupe X-US-Canada (1 à 2 mails par semaine), grâce à qui les sites tournent.
X-Mines-Consult/X-MP-Business Angels : importation de grosse liste, car X, Mines et autres (Ponts, ENSAE, ...).
Maintenant il est possible de mettre des extérieurs dans les groupes x.net, mais pas de branchement possible avec leurs écoles.
Thomas Minvielle fait une démonstration de la fonctionnalité. Problème : l'inscription à la liste polytechnique.net envoie un mail difficile à expliquer, dans le cas de recopie de listes...
Problème de vocabulaire sur le site : "modérée" et "restreinte"/"modérée pour les extérieurs"
Ergonomie du site
La charte graphique de polytechnique.net a mal vieilli.
Nathalie Litwin propose aimablement son aide pour réaliser une nouvelle charte graphique.
Il y a une demande pour faire plus joli, pour intéresser (adaptation pour les smartphones), mettre du blanc au lieu du jaune en fond, ...
Le site polytechnique.net n'est pas toujours aussi instinctif qu'il le devrait. Exemple sur la modération des emails.
Idée d'un "guide par mot clé" pour savoir comment ça fonctionne quand on est perdu. Bulle contextuelle...
Alexandre Hô propose de lancer une réflexion sur l'ergonomie en cherchant à minimiser le nombre de clics, comme cela a été fait pour Polytechnique.org. Peut-être gérer aussi les tablettes, sans souris. Mais l'ergonomie est un véritable métier...
Conclusion : une refonte totale demande beaucoup de travail de "pro", peut être difficilement classable dans les priorités, et ne pourra être entreprise que s'il y a un nouveau volontaire ayant des compétences dans ce domaine qui se dévoue. Par contre il devrait être possible de faire un minimum pour relooker le site (couleur de fond de page, polices de caractère…).
Recherche multicritères
Très technique. Comment présenter ça de manière ergonomique ?
Par exemple : comment sélectionner plusieurs régions voisines pour y chercher des X ?
Conclusion : on y réfléchit.
Tableau d'ensemble des groupes, classement par thématique
Serge Delwasse regrette l'absence d'un "ordre alphabétique par mot clé" (en ignorant les mots peu significatifs).
En fait, il serait bien d'avoir une sorte de recherche à filtre dynamique pour chercher simplement un groupe sur la page où ils sont tous listés (ie. lorsque l'on commence à taper un nom, les groupes qui ne correspondent pas s'effacent).
Problèmes des groupes qui n'existent plus... il conviendra sans doute de "faire le ménage" de temps en temps.
Fonction newsletter des groupes
Les groupes polytechnique.net disposent actuellement de 2 fonctionnalités permettant d'envoyer un mail à tous les membres du groupe à partir du site (« envoyer un mail » et « newsletter »). Polytechnique.org souhaite supprimer la première pleine de bogues et demande l'avis des participants.
Qui l'utilise ? Ceux qui font le "cher prénom" (Olivier Kuhn), et X-Théâtre, qui l'utilise car "problème de multi postage".
Raphaël Barrois fait un point : de quoi les groupes ont besoin ?
X-Théâtre : avoir du publipostage. Si c'était possible d'avoir autre chose que wiki (mail HTML), ce serait mieux.
Le "Cher prénom" (personnalisation par email) est vraiment utile et est une fonctionnalité à conserver.
Bilan des retours : Polytechnique.org peut supprimer la fonctionnalité « envoyer un mail » à partir du moment où un moyen d'envoyer un mail personnalisé existe.
Ouverture du télépaiement aux extérieurs
Retour de X-Finance : ouverture historiquement pour que les secrétaires puissent payer pour ceux qui ont oublié leur mot de passe Polytechnique.org.
Les sites sont destinés à la communauté polytechnicienne en priorité, c’est pour cela que le système actuel oblige un X à inscrire un extérieur avant que celui-ci puisse payer.
Exemple de X-Sursaut (colloque du 9 décembre) : paiement par WeezEvent pour les non-X et par Polytechnique.net pour les X ; il y a deux liens sur le site de paiement.
Stéphane Jacob parle de la relâche des contraintes mises en place pour les extérieurs. Apparemment dès que les gens sont membres du groupe il n'y a aucun problème légal. Cependant pour ne pas qu’un extérieur s’inscrive sans y avoir été invité, il est nécessaire d’avoir une action d’un animateur.
Exemple d'événement à Londres il y a 6 mois ouverts aux extérieurs : difficulté car il faut un mail pour qu'un X inscrive quelqu'un à un groupe X.org.
En fait, il y a une demande pour que les extérieurs puissent s'inscrire tout seul à un événement, sans s'inscrire au groupe associé. Cela pose un problème pour les paiements.
Il est possible d'aller ailleurs, mais les groupes éprouvent une motivation de s'ancrer à Polytechnique.org au lieu de chercher un outil externe qui peut faire des choses louches avec les adresses emails collectées. Témoignage d'Olivier Mellina-Gottardo à propos d'X-Théâtre : "oui mais moi des systèmes de télépaiement, je sais qu'il y en a d'autres comme PayPal, mais je fais plus confiance à xorg car je sais que les données ne vont pas être réutilisées je ne sais où" (citation approximative).
Actuellement, un X peut s'inscrire à un événement sans s'inscrire à un groupe, mais pas un extérieur. C’est la politique actuelle de X.org et vu les difficultés rencontrées avec certains extérieurs, elle le restera a priori.
Il y a un problème sur les notifications emails des télépaiements.
Demande de disposer de la liste des gens qui ont payé et ceux qui n'ont pas payé
Sur la page de l'événement, il y a une demande d'ajout d'une colonne à l'export Excel des participants : l'adresse email de contact de chacun.
Un problème d'ergonomie sur les événements est signalé : apparemment, le nombre d'inscrit à un événement compte aussi les refus et pas uniquement les acceptations...
Par ailleurs, la fonction "écrire aux non inscrits" et "écrire aux inscrits" ne fonctionne pas toujours correctement mais est utile.
Outils blogs/wikis/...
Demande des groupes pour avoir un site facile.
Besoin d'inclure des vidéos. Pas de soucis technique, sauf les fonctionnalités de PMWiki.
Mailing list des animateurs
Il serait extrêmement utile de disposer une mailing list des animateurs de groupes ? Cela permet d'adresser un mail lors de l'apparition d'une fonctionnalité. Ce n'est pas forcément le président d'un groupe qui est son animateur. L’AX maintient les listes pgx@ax.polytechnique.org et pgxna@ax.polytechnique.org (pour les groupes X non approuvés) mais ce sont les présidents.
Outils de sondage
Problème de confidentialité des outils du commerce.
Polytechnique.org fournit un outil difficile à maîtriser (problème d'ergonomie...).
Comme il n'y a aucune demande à ce sujet sur le support, rien n'est fait pour l'améliorer.
Les participants n'ont pas exprimé le besoin d'améliorer cet outil. Il n'est pas utilisé.
Problème des débranchés
Laurent Dalimier donne l'exemple de la promotion 65 : il a 30 camarades de promotion sans internet, et 40 qui n'arrivent pas s'inscrire à .org. Laurent a écrit une fiche "Polytechnique.org pour les nuls". Il y a un souhait de l'envoyer sur la liste des animateurs.
Autres points
Il peut y avoir des soucis avec les .promo des alias de femme mariée. Actuellement, une femme a prenom.nom-de-jeune-fille.promo et prenom.nom-epoux, mais pas prenom.nom-epoux.promo.
Serge Delwasse souhaite soulever le fait que les Xettes soient indiquées à l'aide d'un point sur polytechnique.net, qui "est un signe d'un autre temps" et propose de remplacer celui-ci par une indication "M." ou "Mme.".
Jean-Michel Yolin indique qu'il est difficile de traiter de cette question en l'absence de l'avis de nos camarades Xette qui ne se sont pas exprimées sur ce sujet.
Repas : un dîner est organisé au "Pot de Fer" où la plupart des membres se rendent pour poursuivre les discussions dans un cadre plus informel.